Vận hành thành công dự án ERP tại tập đoàn FPT

Với quy mô được đánh giá là lớn nhất Việt Nam hiện nay, hệ thống ERP FPT đã chính thức vận hành thành công sau hai năm triển khai.

Tập đoàn FPT dùng chung một hệ thống tập trung, thỏa mãn tính toàn cầu. FPT đã có hơn 83 bộ sổ kế toán cho 83 đơn vị hạch toán. Lãnh đạo có thể theo dõi, ghi nhận, kiểm soát doanh thu, chi phí, hoạt động kinh doanh …theo ngày, tuần, tháng ở bất kỳ thời điểm nào. Chỉ trong ba ngày hệ thống có thể tạo lập một bộ sổ kế toán cho một đơn vị mới, 8 ngày có thể có được báo cáo tháng, quý toàn tập đoàn (trước đây cũng cùng thời gian này nhưng FPT có ít đơn vị hơn.) Tháng 2/2009 sẽ có báo cáo kiểm toán năm 2008, 300 người dùng trên toàn quốc có thể truy cập vào hệ thống cunghf lúc; hàng nghìn giao dịch được thực hiện mỗi ngày…Đó là những giá trị rất lớn mà hệ thống ERP đã mang lại.

Phó Tổng giám đốc tập đoàn FPT, Trưởng ban Quản lý nhân sự dự án ERP -FPT Bùi Quang Ngọc cũng đã nhấn mạnh những giá trị đó trong buổi nghiệm thu dự án và đánh giá “đây là một công trình vĩ đại của FPT”.

Đánh giá về sự thành công, ông Dương Quốc Cường, Phó Quản trị dự án nói ” Từ góc đọ khách quan, dự án nâng cấp hệ thống ERP cho tập đoàn là một dự án triển khai thành công ở rất nhiều mặt”

Đây là một dự án ERP lớn nhất về quy mô tại Việt Nam hiện nay do nhà thầu trong nước thực hiệnk. Tại thời điểm vận hành chính thức, hệ thống có 40 đơn vị trực thuộc tập đoàn FPT tham gia, và sau hơn 1 năm vận hành có tới hơn 80 hạch toán độc lập của FPT tham gia hệ thống.

Đây là dự án ERP có thời gian triển khai siêu tốc. THông thường một dự án ERP trung bình (chỉ triển khai quản lý Tài chính kế toán và Phân phối) có thời gian triển khai ít nhất là 15 tháng. Dự án ERP FPT chính thức khởi động từ tháng 5/2006 và các đơn vị của FPT chính thức vận hành chưiowng trình từ tháng 01/2007 - tức là chỉ trong vòng 7 tháng đã đưa chương trình vào vận hành chính thức.

Đây cũng là một dự án rất phức tạp trong việc thiết kế hệ thống và chuyển đổi chương trình. Khi dự án đã đi được 2/3 quãng đường, toàn bộ thiết kế tổng thể của hệ thống bị thay đổi do yêu cầu quản lý xuất phát từ việc FPT chuyển sang mô hình đa ngành đa nghề, toàn cầu hóa.

Dự án đã thay đổi và giúp người dùng chấp nhận một hệ thống ERP mới tập trung hơn. Thay cho hệ thống ERP cũ (Solomon) đã vận hành ổn định nhiều năm, để đáp ứng nhu cầu phát triển, quản lý mới của tập đoàn.

Theo thống kê tính đến thời điểm chính thức vận hành hệ thống và kết thúc thực hiện hỗ trợ vận hành (đóng sổ kế toán toàn hệ thống kỳ đầu tiên chính thức vận hành), dự án đã sử dụng 250 tháng công với 20 người chính thức tham gia dự án và 40 người hỗ trợ theo thời điểm.

Về tính thực tiễn của hệ thống, ông Dương Quốc Cường cũng cho biết. FPT liên tục thay đổi cấu trúc tổ chức các đơn vị và mở rộng hàng loạt các ngành nghề kinh doanh mới, nhưng hệ thống vẫn đáp ứng tốt.

Hiện nay, hệ thống không chỉ đáp ứng tốt công tác báo cáo tài chính - kế toán của từng đơn vị thành viên mà còn đáp ứng cả báo cáo hợp nhất của tập đoàn. Tại Việt Nam, hiện nay có lẽ chỉ FPT làm được báo cáo hợp nhất toàn tập đoàn từ hệ thống ERP.

Giá trị của hệ thống ERP FPT còn thể hiện ở những kinh nghiệm, bài học từ dự án này. Chịu trách nhiệm về cơ sở hạ tầng CNTT cho dự án, quyền trưởng ban CNTT Nguyễn Xuân Việt nói ” Chúng ta nên chú trọng công tác đào tạo hơn vì thực tế có nhiều lỗi từ người dùng. Người dùng nắm bắt đầy đủ thông tin thì quá trình vận hành mới không xảy ra lỗi”

Ngoài ra, việc đánh giá và xây dựng “sizing” cho một hệ thống rất quan trọng. ” CHúng ta đã xác định được hệ thống dữ liệu của FPT là rất lớn nhưng không thể hình dung ra là nó lại lớn đến thế” Ông Nguyễn Xuân Việt nhận định.

Vì là một dự án lớn nên sau khi hoàn thành, đội ngũ kỹ thuật được nâng cao trình độ lên rất nhiều. Ban đầu, dự án chỉ có 5 cán bộ triển khai tốt. Sau dự án này, Công ty Dịch vụ FPT ERP có thêm khoảng 15 quản trị dự án tinh nhuệ.
Một bài học lớn được Phó tổng giám đốc FPT IS Dương Dũng Triều nhấn mạnh là sự cam kết và quyết tâm của lãnh đạo. Anh kể” Chính anh Bùi Quang Ngọc một mình quyết định triển khai hệ thống ERP FPT trong khi tất cả các lãnh đạo ở các đơn vị đều phản đối”.

Theo ông Dương Dũng Triều, khi có sự cố, định hướng của cấp trên và vai trò của quản trị dự án đặc biệt quan trọng. Chính những đối tượng này sẽ thống nhất các phương án xử lý.

Tin tưởng vào những giá trị và dự án mang lại, ông Triều cũng khẳng định các cán bộ triển khai, tư vấn của FPT ERP chắc chắn sẽ có thêm nhiều những kinh nghiệm từ dự án này.

Con đường ERP FPT Giai đoạn 1 - Nâng cấp hệ thống ERP lõi - của dự án kết thúc chậm hơn dự kiến hơn 1 năm. Trong suốt quá trình đó, dự án gặp nhiều phát sinh và sự cố. Ngày 26/5/2006, FPT ký kết hợp đồng triển khai dự án ERP FPT giữa FPT và Trung tâm dịch vụ ERP FPT. Trước đó vào ngày 18/05, việc đào tạo sử dụng sản phẩm Oracle EBS phiên bản 11.5.10 đã kết thúc. Từ 28/08 - 18/09/2006, việc đào tạo cán bộ tham gia kiểm thử hệ thống được tiến hành Ngày 15/09/2006, Ban quản lý dự án và đội dự án FPT đã chính thức phê duyệt thiết kế hệ thống và quy trình tác nghiệp trên hệ thống ERP mới. Trong quý IV năm 2006, dự án đã tiến hành bước phân tích về việc kết nối, tích hợp các hệ thống khác với hệ thống ERP, quản lý quan hệ khách hàng, quản trị nhân sự và xây dựng bộ chỉ số Balance ScoreCard cho FPT. Ngày 21/12/2006, đội dự án đã phối hợp với cán bộ nghiệp vụcuar FPT tại ba miền thực hiện chạy thử nghiệm. Sau ba giờ chạy thử, kết quả thu được khả quan.Về cơ bản, hệ thống đã đáp ứng các yêu cầu đề ra. Ngày 12/1/2007, toàn tập đoàn bắt đầu vận hành trên hệ thống mới, sau khi toàn bộ hoạt động về kế toán của FPT tạm nghỉ hai tuần để thực hiện chuyển đổi hệ thống. Ba tháng sau, hệ thống hoạt động không ổn định, xảy ra nhiều lỗi khiến cho các công tác nghiệp vụ liên quan bị ảnh hưởng. Trưởng ban kế hoạch tài chính Đỗ Sơn Giang dứt khoát ” Sau 15/04/2007 nếu hệ thống không cải thiện, sẽ quay lại dùng Solomon” Sau ngày 15/04/2007 , hệ thống chạy tạm ổn định, các báo cáo chạy với tốc độ chấp nhận được. Ngày 04/11/2007, tại Hội nghị chiến lược FPT, TGĐ  Trương Gia Bình ra tối hậu thư ” Một tháng để giải quyết xong vấn đề Oracle” vì sự cố chậm, “chết” vẫn thường xuyên xảy ra trên hệ thống mới. Ngày 22/11/2007, FPT thuê hai nhóm chuyên gia, một Việt Nam, một Oracle,để rà soát toàn bộ hệ thống để dò đúng bệnh. Đầu năm 2008, hệ thống dần hoạt động ổn định. Trải qua ba quý đầu tiên của năm 2008, đến thời điểm hiện nay, có thể khẳng định hệ thống ERP FPT đã được triển khai thành công Kết thúc giai đoạn 1, dự án ERP bước vào giai đoạn 2 - Tích hợp và mở rộng hệ thống

(http://eac.vn Theo Tạp chí ERP & Doanh nghiệp)

Bài viết liên quan:

1. Kinh nghiệm ứng dụng ERP thành công tại Giấy Sài Gòn
2. Khởi động dự án ERP tại tập đoàn Việt Á
3. Kinh nghiệm triển khai ERP tại FPT
4. Công ty Cổ phần Giấy Sài Gòn ứng dụng thành công hệ thống ERP Oracle eBusiness Suite
5. Pythis khởi động Dự án SAP All-in-one tại Tập đoàn Tân Tạo